Wist je dat kenniswerkers – mensen die vooral met kennis en informatie werken – gemiddeld 40% van hun tijd besteden aan werkzaamheden die niet bijdragen aan hun eigen functiedoelen?
Met functiedoelen bedoel ik de doelen en/of resultaten die jij wordt geacht in jouw functie te realiseren. Ja, je leest het goed: 40%!
De onbewuste tijdsdief
En 40% met iets anders bezig zijn, gebeurt vaak heel onbewust. Stel je voor dat je 5 dagen per week werkt en daarvan 2 dagen bezig bent met de doelen van iemand anders. Dat is best veel, toch? Maar hoe komt dat?
De belangrijkste oorzaken van tijdverspilling
- Onduidelijke functiedoelen: Veel kenniswerkers hebben hun eigen functiedoelen niet scherp in beeld.
- Spoedklussen van collega’s: Je collega’s staan vaak met hun belangrijke spoedklussen aan jouw bureau. Begrippen zoals belangrijk, spoed en urgent zijn triggers voor je brein om direct in actie te komen. Daar komt nog bij dat wij mensen van nature graag willen helpen. Hierdoor kan het zomaar gebeuren dat je jouw planning en jouw doelen ondergeschikt maakt aan die van een ander. Herkenbaar?
Concrete voorbeelden
Voorbeeld 1: de zaalmanager
Stel je voor dat je een zaalmanager bent in een groot conferentiecentrum.
Je hebt duidelijke doelen voor de dag: zorgen dat de zalen op tijd klaar zijn voor de volgende bijeenkomst, apparatuur controleren, en je team coördineren.
Halverwege de ochtend komt een collega van de catering naar je toe met een spoedverzoek om te helpen bij een probleem in de keuken. Het lijkt dringend en zonder na te denken spring je bij. Voordat je het weet, ben je een uur verder en lopen jouw eigen voorbereidingen uit.
Voorbeeld 2: de projectleider
Als projectleider in een IT-bedrijf heb je de verantwoordelijkheid om een complex project op tijd en binnen budget op te leveren.
Je hebt je dag strak gepland met meetings, code reviews en het opstellen van een voortgangsrapport. Maar plotseling staat een teamlid aan je bureau met een “kritieke” bug die met spoed opgelost moet worden.
Je laat je direct afleiden, duikt in de code, en voor je het weet ben je uren verder. Ondertussen zijn je eigen deadlines nog steeds niet gehaald.
Voorbeeld 3: de HR-manager
Als HR-manager heb je een volle agenda met sollicitatiegesprekken, training en ontwikkeling van medewerkers, en strategische vergaderingen.
Je hebt een duidelijk plan voor de dag, maar een medewerker komt binnen met een urgente kwestie over een conflict met een collega. Je voelt je verantwoordelijk en springt meteen in de rol van bemiddelaar.
Hierdoor mis je een belangrijke vergadering met het managementteam en raakt je planning in de war.
3 tips om je eigen doelen te bewaken
- Stel prioriteiten en delegeer taken: Begrijp welke taken jouw onmiddellijke aandacht vereisen en welke kunnen worden gedelegeerd. Bijvoorbeeld, een conflict tussen collega’s kan misschien eerst door een teamleider worden aangepakt voordat het jouw aandacht nodig heeft. Dit zorgt ervoor dat je focus op strategische en belangrijke doelen behouden blijft.
- Stel open vragen om te inventariseren wat er op je afkomt. Dat zijn vragen die beginnen met Wie, Wat, Wanneer, Welke, Waarom en Hoe. Daarmee koop je tijd en kun je beter inschatten of het echt jouw verantwoordelijkheid is of die van iemand anders.
- Creëer blokken van ononderbroken werktijd. Plan specifieke tijdsblokken in je agenda waar je ongestoord kunt werken aan je belangrijkste doelen. Communiceer deze tijdsblokken duidelijk met je team zodat ze weten wanneer je niet gestoord kunt worden, tenzij het een absolute noodsituatie is. Dit helpt je om je aandacht en energie te richten op wat echt belangrijk is.
Bijvoorbeeld, als de HR-manager kun je vragen: “Wie is erbij betrokken? Wat is er precies gebeurd? Wanneer is het probleem ontstaan? Welke stappen zijn al ondernomen? Waarom is dit nu zo urgent? Hoe kunnen we dit het beste aanpakken?”
Hierdoor krijg je een beter beeld en kun je beoordelen of je direct moet ingrijpen of dat het iets is wat op een later moment kan worden opgepakt of je het kunt delegeren.
En als je, nadat je hebt geïnventariseerd, toch graag jouw collega wil helpen dan is dat nu een bewuste keuze. En dat is prima 😊.
Duidelijk zo?
Jouw timemanagement beter op orde krijgen? Bij de Praktische opleiding timemanagement leer je er alles over! Meer weten? Bel 06-128 62 184 of stuur een e-mail naar info@leeuwenmoed.nl voor meer informatie.
Een timemanagement opleiding kan op maat worden gemaakt voor jouw organisatie, en het is ook mogelijk om een persoonlijke 1-op-1 training te volgen.
Lees meer over:
Praktische opleiding timemanagement >